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​​Subsecretaría de compras Públicas y Gestión Contractual

I. IDENTIFICACIÓN

NIVEL:

ASISTENCIAL  

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO 

SECRETARIO EJECUTIVO   

CÓDIGO 

425 

GRADO 

04

N° DE EMPLEOS ​

UNO (1)

DEPENDENCIA

SUBSECRETARÍA DE COMPRAS PÚBLICAS Y GESTIÓN CONTRACTUAL 

EMPLEO DEL JEFE INMEDIATO ​

QUIEN EJERZA LA SUPERVISIÓN DIRECTA  

​​


ll. ÁREA FUNCIONAL  

SUBSECRETARÍA DE COMPRAS PÚBLICAS Y GESTIÓN CONTRACTUAL ​

lll. PROPÓSITO PRINCIPAL 

   Realizar actividades de orden administrativo y operativo que apoyen el desarrollo de las funciones y responsabilidades de los niveles superiores en la gestión administrativa de la dependencia, en administración de documentos, manejo de archivo y de correspondencia, bienes, y logística. ​

lV. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES ​​​

1) Clasificar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y las tablas de retención documental.  
 
2) Ordenar los documentos de archivo según normatividad vigente y procedimientos establecidos.  
 
3) Describir los documentos de archivo de acuerdo con normatividad vigente y con los procedimientos establecidos.  
 
4) Archivar los documentos del proceso de gestión contractual según normatividad vigente, las tablas de retención documental y tablas de valoración documental. 
 
5) Ingresar registros a la base de datos según parámetros establecidos por la subsecretaria de compras públicas y gestión contractual. 
 
6) Actualizar registros de las bases de datos según manual de procedimientos establecido por la subsecretaria de compras públicas y gestión contractual y el programa de gestión documental.  
 
7) Recuperar información de las bases de datos destinada a la actualización, depuración o consulta de registros según procedimientos establecidos. 
 
8) Alistar las transferencias primarias de los documentos de archivo de acuerdo con las normas establecidas.  
 
9) Elaborar, revisar y velar por la adecuada conformación del archivo de contratos y documentos del área 

10) Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas en el área. 
 
11) Las demás asignadas por la normatividad vigente y el Jefe Inmediato y que correspondan a su naturaleza funcional. 
 

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 

1) Conocimiento básico en PINAR y Gestión Documental 

2) Técnicas de archivo y manejo de correspondencia 

3) Conocimientos básicos en redacción y estilo 

4) Conocimientos en estadística básica 

5) Manejo de herramientas ofimáticas  

6) Protocolo empresarial 

7) Atención al usuario  

8) Tecnologías de la información y las comunicaciones. 

Vl. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES 

COMUNES

 Orientación a Resultados 

 Orientación al Usuario y al  Ciudadano 

 Transparencia 

 Compromiso con la Organización 

POR NIVEL JERÁRQUICO DIRECTIVO 

 Manejo de la Información   

 Adaptación al Cambio   

 Disciplina 

 Relaciones Interpersonales  

 Colaboración

                                                                       Vll. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA 

FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA 

Diploma de Bachiller  
 ​
 
EXPERIENCIA 

Doce (12) meses de experiencia profesional relacionada. ​
NÚMERO DE VISITAS:
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 02/03/2017 5:17

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